2017年5月22日 星期一

工作效率很差?大小失誤不斷發生?

工作效率很差?大小失誤不斷發生?

為什麼有人一天工作一小時,比你工作八小時的成果更好呢?
為什麼每天都有大大小小的緊急事件影響你的工作效率呢?

原因可能不是你的能力、不是你不夠努力、不是你不夠用心,甚至也不是你的同事、長官或其他任何人的錯,多數的原因其實很單純,就是

說的一方與聽的一方之間的落差。

這個情況由於太過頻繁,以致於你根本沒有察覺到,工作效率低落的原因竟然如此基本。

以下說明幾個我們都會犯的錯。

客觀
沒有人會喜歡這個顏色』,這個描述是不可能的,這世界上不存在每有一個人喜歡的顏色,因此這句話是主觀描述而非客觀,客觀來說極少有極端情況,沒有人一定是每一次總是等都非描述事實,而是根據你的主觀經驗產生的。
同樣的你看到一個四十歲左右的婦女手牽手帶著小女孩逛菜市場,你不能說那個媽媽帶著女兒一起買菜感情真好,因為你根本沒有證據證明她們是母女關係,而逛菜市場就是要買菜嗎?手牽手代表感情好嗎?也許是一個女罪犯在菜市場引誘了一個走失女孩呢?
這是在溝通上最頻繁也影響最多的一項,你用你的主觀判斷客觀事實,就像帶著墨鏡看世界一樣。

量化
『你這個月的業績很糟糕』,請問糟糕指的是什麼?有多糟?
糟糕對於每個人的詮釋都不一樣,例如這個人很壞、這個人很醜、這辦公室太大不適合
這些描述都一樣,會使的你們溝通上產生極大失誤,『你這個月的業績很糟糕』應該修正為『你這個月的業績相較於上個月降低了35%』,請將你要說的事情量化並客觀描述,你說他人很糟糕,他人是無法改善糟糕的,但你說業績降低35%”他就能針對提高業績說明做法。

細節
請把那個移到左邊一點這樣的一句話就完全不及格。
你應該說請把紅色的木頭方桌移到大門口的左邊一公尺處』,不要說那個、這個、往那邊轉其他人根本不知道你在說什麼啊。
『這道菜太鹹,鹽可以少放一點』,這種說法中一點到底是多少?
你應該說『鹽少放半茶匙』,注意茶匙與湯匙的份量也不同,盡可能描述你要表達事情的細節,避免他人自行腦補的空間。

了解最常發生的溝通失誤後,你的工作效率已經倍增,接下來我們還要更進一步。

單一任務
請你不要多工進行不同的專案,人腦天生就不是多工高手,注意力是有限資源,當同時處理的事務越多越複雜,每件事情的出錯機會就越高。
間隔休息
每一段時間就停下,閉上眼睛深呼吸,做做與任務無關的活動,這時間也許是每四十分鐘停下五分鐘或是其他間隔,因人而異。
轉換空間
當你的工作卡關,請離開辦公室到其他空間,戶外、咖啡店等不只是休息而是完全轉換你所在空間之後再回到任務身上。

以上就是工作效能倍增的小秘密。


林文傑
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